Datenschutzerklärung

In der Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Webseite bzw. im Rahmen unserer Online-Services. Sie sehen somit auf einen Blick, welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit, insbesondere nach dem österreichischen Datenschutzgesetz („DSG“), der EU- Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), sowie nach dem Telekommunikationsgesetz („TKG 2021“).

1. Anwendungsbereich

Die Datenschutzerklärung gilt für alle Verarbeitungstätigkeiten auf unserer Webseite sowie den angebotenen Online-Services (zB Chatbot).

2. Kontakt

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist SimplyAI, ein zukünftiges Start-up, welches sich derzeit in Gründungsvorbereitung befindet, vertreten durch Ralph und Christoph Stöckl (nachfolgend „wir“). Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an hello@simplyai.at.

3. Erstellung von Logdaten (Zugriffsdaten)

Um unser Online-Service zur Verfügung stellen zu können, werden bei jedem Zugriff auf unser Online-Angebot (Webseiten, Abruf von Dateien oder sonstiger Ressourcen) technisch notwendige Protokolldaten gespeichert. Durch die Logdaten können wir Systemstörungen, Systemfehler, Störungen, die zu einer Einschränkung der Verfügbarkeit der Online-Angebote führen sowie unerlaubte Zugriffe auf unsere Systeme erkennen, eingrenzen und beseitigen. Die Logdaten werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten verknüpft. Datenkategorie: Datum und Uhrzeit der Abfrage, Name und URL der abgerufenen Ressource, Datenmenge (in Bytes) der angefragten und/oder abgerufenen Ressource, Antwort des Servers (z. B. http-Statuscode), Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems, Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte, IP-Adresse. Rechtsgrundlage: Wir speichern die Logdaten zeitlich begrenzt aufgrund unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Speicherdauer: Ihre Logdaten werden grundsätzlich drei Wochen gespeichert. Systembedingt kann eine längere Speicherung erfolgen, die aber zwölf Monate nicht überschreitet.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Der Begriff "Cookie(s)" fungiert im technischen und rechtlichen Kontext oftmals als Überbegriff für unterschiedliche Technologien. Daher sind bei der nachfolgenden Verwendung des Begriffs "Cookies" stets auch jene Technologien mitgemeint, die hinsichtlich Funktionalität jenen von Cookies ähneln. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Webseiten vom Browser gespeichert werden. Die Textdateien enthalten Informationen über das Surfverhalten der Nutzer*innen, wie zum Beispiel, welche Webseiten besucht wurden. Wird eine Webseite erneut besucht, können Nutzer*innen von uns wiedererkannt werden. Für diesen Zweck setzen wir neben technisch notwendigen Cookies (Funktionale Cookies) auch Analyse-Cookies (Google firebase) ein. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung variiert nach der Art der Cookies. Funktionale Cookies (Session-Cookies und permanente Cookies) verarbeiten wir auf Grundlage der Ausnahmebestimmung in § 165 Abs. 3 TKG 2021. Eine Einwilligung der Nutzer*innen ist nicht erforderlich. Session-Cookies ermöglichen es uns, den Nutzer*innen unser Online-Angebot zur Verfügung zu stellen (z. B. Navigation auf der Webseite). Die Cookies werden mit dem Schließen des Browsers wieder gelöscht. Neben Session-Cookies setzen wir auch permanente Cookies. Diese dienen der Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit der Webseiten. Hat der*die Nutzer*in zum Beispiel eine Sprachauswahl auf der Webseite getroffen, wird diese Information in den Cookies gespeichert. Erfolgt ein wiederholter Besuch, können wir dem*der Nutzer*in von Beginn an die zutreffende Sprache zu Verfügung stellen (Speicherung von Benutzereinstellungen). Die in den Cookies enthaltenen Funktionen beziehen sich nur auf die besuchte Webseite. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt.

5. Chatbot

Beim Verwenden unseres Chatbots steht Ihnen ein KI-System zur Verfügung, bei dem Sie eigenständig mit einem Computerprogramm kommunizieren können, um Antworten auf ihre Fragen zu erhalten. Grundsätzlich ist keine Angabe persönlicher Daten erforderlich (werden nicht abgefragt), wodurch Ihre Anonymität gewährleistet ist. Zusätzlich bietet aber der Chatbot die Möglichkeit auch Anfragen mit speziellen Anliegen an Fachpersonal weiterzuleiten. Hierfür sind für die Bearbeitung der Anfrage der Name und eine Identifikationsnummer notwendig, um eine Antwort der Fachkraft an den Fragenden zurückschicken zu können. Während dem Chatten mit dem Bot greift das KI-System nur auf jene Identifikationsdaten –Zeitstempel der Anfrage, Inhalt der Frage und der daraus generierten Antwort, Session_ID (Cookie – ID zur Erfassung des Chatverlaufes) – zurück, die für das Aufrechterhalten der Kommunikation mit dem Bot (chatten) und das richtige Anzeigen notwendig sind. Beim Schließen des Chats endet automatisch die Kommunikation, es sei denn, es wurde eine konkrete Anfrage an das Fachpersonal gestellt. In diesem Fall kann nach der Beantwortung eine Push Notification an den Benutzer gesendet werden, um ihn über die erfolgreiche Bearbeitung zu informieren, falls dies im Browser erlaubt wird. Eine weitere Speicherung der IP-Adresse erfolgt nur für eine Woche und wird zum Schutz der Serverinfrastruktur vor Cyberangriffe verwendet. Um die an den Chatbot gestellte Frage möglichst rasch zu beantworten, werden Serverleistungen von AWS (https://aws.amazon.com/de/ ) und Groq (https://groq.com/) eingesetzt. Bei AWS werden die oben genannten personenbezogenen Daten und die gestellten Fragen verarbeitet. Groq hingegen bekommt nur den in den Chat eingegebenen und von den personenbezogenen Daten losgelösten Text zur KI-Auswertung übermittelt. Keine von uns abgefragten personenbezogenen Daten werden an Groq übermittelt. Die AWS- Server befinden sich in Frankfurt. Sollten Sie im Zuge der Konversation den Chatbot auffordern mit einer dritten Partei Kontakt aufzunehmen, um etwaige Fragen mit dem Fachpersonal zu klären, wird an diese Partei eine zusammenfassende Frage sowie von uns abgefragte und zur Identifikation notwendige Daten (Name und Identifikationsnummer) geschickt, damit ein möglicher Auftrag bezogen auf den Anfragenden bearbeitet werden kann. Damit nach einer Anfrage an eine dritte Partei die von dieser Partei verfasste Antwort wieder an den Fragenden (Nutzer des Chatbots) samt einer Benachrichtigung zugestellt werden kann, wird ein Notifikation-Token eingesetzt. Hierfür wird auf das von Google LLC (https://about.google) angebotene Service firebase cloud messaging zurückgegriffen. Dieses ermöglicht das Versenden von Pushnotifikationen auf das Device des Nutzenden, selbst am Mobiltelefon, wenn der Browser geschlossen ist. Für die kontinuierliche Verbesserung speichern wir nur die gestellten Fragen (losgelöst von den personenbezogenen Daten) mit den dazugehörigen Antworten, dem gegebenen Feedback sowie einem Zeitstempel. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse nach Art 6 Abs.1 lit.f DSGVO, das System zu optimieren und zu überwachen. Die Speicherung der abgefragten personenbezogenen Daten erfolgt 60 Tage.

6. Eingabe im freien Chat

Um den Chatbot als Informationsquelle zu nutzen sind keine persönlichen Daten notwendig bzw. werden nicht aktiv abgefragt. Dennoch besteht die Möglichkeit, dass Sie persönliche Daten in den Chat schreiben, weil es sich um ein freies Eingabefeld handelt. In diesem Fall erklären Sie sich damit einverstanden, dass die eingegebenen Daten zum Zwecke der Fragebeantwortung und der Verbesserung des Gesamtsystems weitergeleitet und weiterverarbeitet werden. Datenkategorien: Die Art der zu verarbeiteten personenbezogenen Daten im Chat selbst, ist von Ihrer Eingabe abhängig. Rechtsgrundlage: Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet. Speicherdauer: Die reinen Chatnachrichten (losgelöst von den von uns abgefragten personenbezogenen Daten) sowie ein mögliches Feedback werden anonymisiert gespeichert, um das System verbessern zu können.

7. Dashboard

Auf der Plattform kann sich das Fachpersonal basierend auf ihren Login-Daten anmelden und daraufhin den Chatbot konfigurieren so sowie Anfragen beantworten. Für die Anmeldung im Dashboard sind eine E-Mail-Adresse sowie ein Passwort notwendig. Die E-Mail-Adresse wird gespeichert und kann für automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Anfragen verwendet werden. Der User kann diese in den Einstellungen des Dashboards jederzeit ein und abschalten. Das Password wird nicht gespeichert, stattdessen wird wie in der Cybersecurity üblich eine Prüfsumme abgespeichert von der sich das originale Passwort nicht ableiten lässt. Um die Authentifizierung des Nutzers vornehmen zu können wird aus der aktuellen Passworteingabe eine weiter Prüfsumme berechnet und mit der bei uns hinterlegten verglichen.

8. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Einschränkung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten. Haben Sie uns Ihre Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bedenken Sie aber, dass durch einen Widerruf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt wird. Beruht die Datenverarbeitung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses, können Sie gegen die Datenverarbeitung begründeten Widerspruch einlegen. Ihre Einwilligung zur Setzung von Cookies können Sie jederzeit über Ihre Browsereinstellungen widerrufen. Es besteht ferner ein Beschwerderecht an die Österreichische Datenschutzbehörde. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung oder bei Einführung neuer Dienste anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar und gilt ab dem Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung. Sollten wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorgenommen werden, die Ihre Rechte betreffen oder die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, erheblich verändern, werden wir Sie rechtzeitig per E-Mail oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf unserer Website darüber informieren.